こんにちは！金時です。
今回は『コンサル1年目が学ぶこと』の第3章、コンサル流デスクワークを学びます。
第1章と第2章で、話す技術と思考術を学んできました。
今回はデスクワークです。情報をまとめ、資料を作る技術を学びます。
過去の記事のリンクは最後に貼っています。ぜひ合わせてお読みください。
デスクワークはビジネスの土台。しっかり作成した資料はあなたの支えとなり武器です。
この記事を読めば、デスクワークの
・時短術
・課題管理
など軸になるテクニックを学ぶことができます。
というわけで、今回は「第3章 コンサル流デスクワーク技術」編。さっそく学んでいきましょう！
「コンサル流デスクワークテクニック7選」目次から学んで仕事を加速せよ！ 大石哲之著 『コンサル一年目が学ぶこと』。
目次１ 「文書作成の基本、議事録書きをマスターする」
新人コンサルが学ぶ仕事の定番、議事録書き。
議事録書きをマスターすれば、文書作成のルールや作法を身に付ける事が出来ます。
議事録とは発言の記録と思いがちですが、
・決定事項、確認事項を書き、関係者に確認し、決定するためのもの。
・決定事項を書いて後日のための証拠に残すためのもの。
『コンサル1年目が学ぶこと』より一部抜粋。
これが議事録の役割です。
記録に残すことを意識する。
そして、決定したことをメンバーで共有し、さらに決まらなかったこと明確にして、次回に何をやるかを明確にするための資料。
議事録で文書作成の本質をつかめばチームを加速させ、自分自身の評価も高まることでしょう。
議事録作り、侮るなかれ。
目次２ 「最強パワポ資料作成術」
まず、パワーポイントはメッセージを他人に伝えるために作ります。
そして、コンサル流パワーポイントの秘訣は「シンプル イズ ベスト」！ワンスライド・ワンメッセージ。いう事をひとつに絞る。
スライドの基本構成は、
・自分の解釈や主張
のワンセットです。
そして、根拠となる数字や事実には、引用元も載せておく。政府や公共機関など信頼性の高いところからの数字を引用すると信頼度が増します。
最近はグーグルスライドやcanvaなどパワーポイント以外にも資料作成ツールはたくさんあります。自分にあったツールで相手にしっかりメッセージを伝えましょう！
目次３ 「エクセル・パワーポイントはスピードが勝負」
著者はコンサル会社員時代、一日に40－50枚のパワーポイント資料を作成していました。
できるビジネスパーソンは質の良い資料を早く大量に作る。
資料作成の時間を短縮すれば、考える時間を得る事が出来ます。考える時間があればより価値のある仕事をすることができます。
では、資料作成を早くするにはどうすれば良いか？
マウスを取り外してでも徹底的にショートカットを覚える！
資料を作るスピードを最速にして一番重要な思考に時間を費やすようにしましょう。
すばやく資料を作り、すばやく問題解決をして、すばやく社会を良くする。
あなたのスキルが世界を救う！スキルを磨きましょう！
目次４「最終成果物から逆算して、作業プランを作る」
作業プランニングの方法に「空からパックをつくる」というものがあります。
「空からパック」とは、パッケージ（骨組み）は出来ているけれど中身が無い(空)ということです。
つまり、作業に取り掛かる前にまず骨組みをしっかり作る。骨組み＝アウトラインをしっかり作成する事でぶれずにゴールにたどり着きます。
そして、最適なアウトラインは最終成果物＝アウトプットから逆算して作る。
最終系から逆算する。これを「アウトプットドリブン」といいます。
ドリブンとは「driven」、駆動/原動力です。まずアウトプットから始める。最初にパワポなどに最終成果物のタイトルを書き、ゴールにたどりつくタスクを洗い出し、中身を埋めていく。
確実に成果を達成するにはゴールから逆算すれば良い。そして、ストラクチャーを作る。すべてに使えるコンサル流マインドです。
目次５ 「コンサル流検索式読書術」
インプットのスピードを上げれば当然、ゴールも早くなります。
必要な知識や情報をインプットする際に、丁寧に本を読んでいては時間がかかりすぎます。
趣味の読書とビジネスの読書は違います。ビジネスの読書とは効率よく情報を取り出すこと。
ということでコンサル流検索式読書術テクニック３つ。
・ウェブ検索のように目次から必要な情報を絞りこんで読む。
・なるべく多くの文献を広く浅く当たる。
大切なのは、「今、なんのために読書をしているのか？」それを明確にすることです。
これもすべてに使える思考です。意識を入れて行動をする。気持ちを込める。
「なんとなく」行動していては、「なんとなく」の結果しか得れませんよね。
目次６「仕事の速さを2倍速3倍速にする重点思考」
時間は有限であり、もっとも貴重な資源です。
そのためには、「余計なことをやらない」。やらないことを決める。重点思考が重要です。
“大事なことにフォーカスして、ディープに掘り下げる。それ以外のことは切り捨てる”
『コンサル1年目が学ぶこと』より一部抜粋。
フォーカス＆ディープ。
何が大事で何が大事ではないか、自分なりの判断基準を持ちましょう。
これもビジネスだけではなく人生で大事なことです。時間は有限です。優先順位をつけて深く掘り下げる。
目次７ 「プロジェクト管理ツール、課題管理表」
“プロジェクト管理の基礎を学んでおくと、将来にわたって応用がききます”
『コンサル1年目が学ぶこと』より一部抜粋。
課題管理表とは、エクセルに課題をリストアップしてみんなで課題進捗を確認できる表です。
課題を共有することによって、みんなでプロジェクトを一緒に進めることが出来ます。みんなでプロジェクトを進めるということはより早く大きな仕事が出来るということにつながります。
みんなの知恵が集まればひとりより完成度も上がります。
課題管理表の大事な3要素
・期限はいつか？
・どう取り組むか？
この3つを明確にしてチームで管理表で共有してさまざまなプロジェクトを進めていきましょう！
一人では大きな仕事は出来ません。みんなで課題管理表を使いこなして大きな課題を解決しましょう！
まとめ コンサル流デスクワーク術
今回は『コンサル1年目が学ぶこと』の「第3章 コンサル流デスクワーク技術」の目次をたどり、7つのテクニックをまとめました。
7つのテクニックから仕事の効率化、本質的な思考が学べ、皆様のビジネスが加速すると思います。
一見地味なデスクワークですが、しっかり資料を作ることによって仕事のアクションのパフォーマンスが上がり、あなたの評価も高まります。
優れた資料は、あなたを導く羅針盤です。
今回のデスクワーク技術もまた仕事はもちろんプライベートでも応用が効くと思います。
何のために行動し、何が重要かを考え、誰かと課題を共有して乗り越えていく。
何度でも言いますが、コンサルタントとは問題解決のプロフェッショナル。人生に起こるさまざまな課題を乗り越え、あなたの人生がより輝くように祈っております。
課題が起きて乗り越えるたびに、あなたはタフになり、多くを学び、本当に価値のあるものを手に入れ、しっかり握って離さないようになれると思います。
ということで、今回は第3章「コンサル流デスクワーク技術」から、テクニックと生きるヒントを学びました。
ご興味のある方は、この本をぜひ読んでみてください。もっと細かく実例をこめて、デスクワークのテクニックが学べます。
『コンサル一年目が学ぶこと』の第1章と第2章のまとめ記事はこちらから読むことができます。よろしかったら合わせて読んでみてください。
それでは、次回は『コンサル一年目が学ぶこと』の第4章「プロフェッショナル・ビジネスマインド」の目次からマインドについて一緒に学びます。
最後まで読んでいただきありがとうございます。では、またお目にかかりましょう！皆様の人生に幸多からんことを！
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